FGDExpo

MINUTES OF MEETING
FGD – DYANDRA
Tanggal: Selasa, 25 September 2007
Tempat: R. Meeting Dyandra Lt.2
Waktu: 15.05 – 18. 20
Pokok Bahasan: FGD Expo 2009, report Edition Ex-pre, Desain promosi FGDExpo 2009 & FGD Surabaya 2008

Dihadiri Oleh: FGD
1). Bp. Andi S. Boediman
2). Bp. Herman

Dyandra Promosindo
1). Bp. Soehoed Kosasih
2). Bp. Bambang Setiawan
3). Sri Vista L
4). Mellisa
5). Jecky
6). Adek
7). Abiyoso
8). Efina
9). Annisa
10). Rian
11). Marga

Pokok-pokok Bahasan
1. FGDExpo 2009:
Sebagai kelanjutan dari FGD Expo 2007 akan dibuat blog yang membahas tentang FGD Expo 2009. Rencana pengembangan FGD Expo 2009 dengan scope industri yang lebih luas yaitu mencakup promotion, publishing, dan packaging. Bidang packaging dianggap potensial karena diantara bebrapa pameran packaging yang pernah diselenggaraka belum ada yang benar-benar memuaskan peserta, sementara mereka belum melihat FGD Expo sebagai standar pameran yang tepat untuk bidang packaging. Dalam hal ini FGD Expo 2009 dapat merangkul bidang packaging untuk berpartisipasi dalam pameran khususnya print-base packaging.

Positioning FGD Expo dari pameran lain adalah karena FGD Expo mempunyai thematic dan tidak hanya menjual space only. Membuat jadwal/ Timeline (conference, exhibition, publication) yang dimulai sejak akhir 2007 sehingga calon peserta sudah memiliki program yang akan dikeluarkan pada pameran 2009.

Secara vertical pameran 2009 meliputi kegiatan- kegiatan: conference, exhibition, sales-marketing, publication, network/ association, finance, trade buyers, supporting event.

Pembentukan susunan organisasi FGD 2009 dengan menempatkan orang-orang yang professional di masing-masing bidang (industri terkait). Dengan adanya matrix organisasi tersebut diharapkan managemen pameran mendatang akan lebih rapih dan dapat lebih baik. Struktur organisasi akan disempurnakan sambil jalan mengingat efektifitas waktu persiapan pameran. Tanggal pameran yang tersedia di JCC kemungkinan bulan Juni, Juli, dan Agustus. Agar dapat keluar tanggal pasti lebih awal maka Dyandra akan membuat surat ke JCC bahwa kepastian tanggal ini akan dilakukan penjualan ke Drupa dan China sehingga perlu dipercepat kepastian tanggal dari JCC.

Untuk sementara harga space masih dihitung lagi menyesuaikan dengan RAB tahun 2009. Ada usulan agar FGD diadakan di Kemayoran karena pada 2009 diperkirakan Kemayoran sudah siap untuk digunakan. Hal ini muncul karena akan berpengaruh terhadap harga jual space, dengan diadakan di Kemayoran maka harga space akan lebih fleksibel. Penentuan hari pameran FGDExpo 2009: Pihak Hall mengusulkan formasi 2-3-1, dengan pertimbangan peserta maka meeting menentukan tetap seperti semula yaitu 2 hari set-up, 4 hari showdays, dan 1 hari breakdown.

Ketentuan membooking : calon peserta perlu membayar down-payment seblum membooking sehingga kebiasaan peserta menunda konfirmasi keikutsertaan sampai menjelang pameran dapat diminimalisir. Diharapkan panitia juga lebih tegas dalam hal pemberian discount dari peserta terutama kepada peserta dari luar negeri.

Tema FGDexpo 2009: Packaging, Promotion & Publishing (akan menjadi high-light).

2. Ex-pre : Untuk menjaga mata rantai FGD Expo 2007 ke FGD Xepo 2009 maka perlu diselesaikan X-pre edisi terakhir yang memuat komentar para peserta yang puas dan berhasil pada penyelenggaraan FGD Expo 2007. Mereka di interview dan cerita mereka di-publish di Ex-pre atau di e-mail ke data base. Perlu ditunjuk tim khusus yang menggarap Ex-pre. Edisi report Ex-pre akan dibuat oleh tim Venue materi content barupa evaluasi yang mneggambarkan moment-moment terbaik FGDExpo 2007 dari sisi exhibitor, visitor dan penyelenggara sehingga Ex-pre dapat dijadikan sales tool untuk event mendatang. Penggarapan content harus disupervisi oleh committee tidak diserahkan sepenuhnya oleh tim Venue. Ex-pre dibuat dalam bentuk print edition dan e-mail edition denganmenggunakan database FGD Expo 2007. Committee akan minta penawaran ke Venue untukmenggarap Ex-pre dan akan diputuskan oleh FGD.

3. Desain Promosi FGDExpo 2009: Meeting minggu depan (rabu, 3 Oktober 2007) akan mengundang pihak-pihak yang terlibat dalam pembuatan desain agar dapat dipresentasikan hasilnya bulan depan (21 Oktober 2007). Budget untuk desain promosi FGDExpo 2009 dialokasikan sekitar 50-100 juta rupiah. Undangan meeting akan dikirimkan oleh Dyandra dengan nama contact person dan data dari Pak Andi.

4. FGDExpo 2008 Surabaya: Tempat yang tersedia tanggal 18-21 Juni 2008 dan 5-28 November 2008. Lokasi pameran di Gramedia Expo, Surabaya.
Nama Pameran: FGD Forum Present: East Design & Graphic Expo 2008, 18-21 Juni 2008 (EDGE 2008)
Seminar : Packaging (design & technology) Publishing

5. Susunan TOR dan MOU akan dibahas pada pertemuan selanjutnya.